Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook

Wie man eine GmbH in Deutschland in weniger als 2 Wochen gründet

Eine Firma gründen kann viel Zeit kosten, muss es aber nicht. Als Gründer der AppGreenhouse GmbH möchte ich euch die 8 Schritte die jeder Unternehmer bei der Gründung eines Unternehmens beachten sollte zeigen. Nebenbei findet ihr auch wichtige Tipps und Erfahrungen um die Gründung möglichst schnell zu vollziehen.

Die Gründung der AppGreenhouse GmbH hat uns über 2 Wochen gekostet. Es kann noch viel länger dauern, wenn man nicht aufpasst. Diese 8 Schritte werden euch helfen eure Firma in weniger als 2 Wochen zu gründen.

Hinweis: Eine GmbH ist die Standardform der Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Deutschland. Es gibt andere Möglichkeiten wie die UG (Haftungsbeschränkt), GmbH und Co KG und mehr. Das meiste von dem, was im Folgenden beschrieben wird, gilt auch für diese Varianten.


Schritt 1: Vorbereitung der Satzung

Ihr benötigt auf jeden Fall eine Satzung, in der beschrieben wird, wer welchen Prozentsatz der Anteile an der Gesellschaft besitzt und auch eine Menge anderer nützlicher Sachen, z.B. wie und wann die Anteile verkauft werden können. Ich würde dringend empfehlen, einen Anwalt zur Rate zu ziehen, da es hier viele Fallstricke gibt. Wenn Ihr wirklich einen Standard nehmen wollt, hier ist ein Link zu einer Satzung, die von der Frankfurter Handelskammer zur Verfügung gestellt wird.

https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/mustervertrag/gmbh_satzung/

Top-Tipp: Wenn nicht alle Gesellschafter Deutsch sprechen,
ist es am besten, die Dokumente in mehreren Sprachen vorzubereiten und einen Notar zu finden, der die andere(n) Sprache(n) spricht. Alternativ könnt Ihr im nächsten Schritt einen Übersetzer zum Notar mitnehmen. In jedem Fall, sprecht dies mit dem Notar ab!


Schritt 2: Der Notartermin

Alle Gesellschafter müssen persönlich beim Notar erscheinen. Bei Gesellschaftern, die juristische Personen sind, muß ein bevollmächtigter Vertreter der Gesellschaft beim Notar erscheinen. Es ist nicht unbedingt erforderlich, dass alle zur gleichen Zeit zum gleichen Notar gehen. Aber es ist definitiv bei weitem der einfachste und schnellste Weg.

Der Notar liest die gesamte Satzung laut vor, nimmt notwendige Korrekturen vor und bittet dann alle um ihre Unterschrift. Einige Notare gründen auch Gesellschaften mit einer mehrsprachigen Satzung und lesen dabei die Satzung auch auf z.B. Englisch vor. (Ihr müsst die Dokumente auf Deutsch und Englisch vorbereiten lassen. Aber passt auf: Wenn Ihr möchtet, dass der Notar sich selber um die Übersetzung kümmert, werden erhebliche Kosten und Verzögerungen entstehen).

Der Notar händigt jedem Aktionär eine beglaubigte Kopie der Satzung aus, die mit seinem Siegel versehen ist. Die meisten Notare stellen diese nicht sofort am Ende des Beurkundungstermins zur Verfügung, sondern senden sie etwa einen Tag später per Post aus. Um die Dinge zu beschleunigen, könnt Ihr mit dem Notar vereinbaren, dass Ihr das Dokument abholt, idealerweise wenige Stunden nach dem Beurkundungstermin.

Achtung – Ihr seid noch nicht fertig!

Man könnte meinen, dass das Aushändigen der beglaubigten Satzung bedeutet, dass eure GmbH gegründet wurde und bereit ist zu handeln, aber dem ist nicht so. Zu diesem Zeitpunkt hat die Firma den Status „in Gründung“, und sie hat KEINE beschränkte Haftung.

Um die Gründung der GmbH abzuschließen, muss sie in das Handelsregister eingetragen werden. Bei dem Notartermin muss der/die zukünftige Geschäftsführer die Anmeldung beim Handelsregister unterschreiben. Der Notar darf den Anmeldung jedoch erst dann einreichen, wenn er den Nachweis hat, dass das ursprüngliche Stammkapital eingezahlt wurde. Siehe Schritte 3 und 4.

Top-Tipp: Bringt den Firmennamen auf den Briefkasten an an dem Tag, an dem Ihr beim Notar seid!
Bald wird eure Firma Post (echte Briefe, keine E-Mail) an die Adresse erhalten, die Ihr bei der Registrierung beim Notar angegeben habt. Seht also zu, dass Ihr den Firmennamen auf dem Briefkasten bei der Adresse des eingetragenen Firmensitzes hinzufügt. Ich habe dies vergessen, was beinahe eine Katastrophe ausgelöst hätte.


Schritt 3: Eröffnung eines Firmenbankkontos

Der nächste Schritt ist die Einrichtung eines Bankkontos. Dies solltet Ihr so schnell wie möglich nach dem Besuch beim Notar tun. Wir haben die Deutsche Bank für AppGreenhouse gewählt, daher beschreibe ich kurz, was dort passiert ist:

Nach dem Notartermin ging ich sofort mit der Satzung zu einer Filale der Deutschen Bank. Vor Ort teilte man mir dann mit, dass ich das Geschäftsteam anrufen müsse, was ich auch tat und noch am selben Tag einen Termin erhielt.
Ursprünglich wurde mir gesagt, dass alle Aktionäre an dem Termin teilnehmen müssten. Nach ein paar Diskussionen gaben Sie jedoch nach und sagten, es wäre in Ordnung, wenn ich, als Geschäftsführer, allein käme. Wie sich später herausstellte, bedeutete das alleinige Kommen aber, dass sie das Online-Banking nicht aktivieren würden (aus Gründen, die den Rahmen dieses Blog-Beitrags absolut sprengen würden).

Ich ging davon aus, dass ich die Bank mit der Kontonummer in der Hand und dem gebrauchsfertigen Konto verlassen würde. Doch dem war nicht so! Aber um sicher zu sein, dass ich diese Nummer so schnell wie möglich bekam, rief ich jeden Tag die Bank an. Nach zwei Tagen war das Konto endlich aktiv und man gab mir die Kontonummer am Telefon.

Top-Tip: Falls mindestens ein Gesellschafter kein EU-Bürger ist.
Einige Banken bieten keine Konten für Unternehmen, wenn ein Gesellschafter aus einem bestimmten Ländern stammt. US-Bürger sind hier wegen der FATCA besonders benachteiligt. Wenn also einer Ihrer Gesellschafter kein EU-Bürger ist, erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank, bevor Sie versuchen, ein Konto zu eröffnen. Mir wurde gesagt, dass die Fidor Bank Unternehmen mit US-Aktionären aufnehmen wird, aber das solltet ihr vorher überprüfen.


Schritt 4: Einzahlung des Stammkapitals und Nachweis, dass es eingezahlt wurde

Wie in Schritt 2 erwähnt, darf der Notar die Eintragung eurer Firma in das Handelsregister erst dann vornehmen, wenn das Stammkapital eingezahlt ist.

Top-Tipp: Sicher stellen, das alle Geld bereit haben und überweisen können!

  • Erinnert alle Gesellschafter rechtzeitig im Voraus (z.B. beim Notar) daran, dass sie ihren Anteil des Stammkapitals zur sofortigen Überweisung bereit halten müssen und z.B. nicht auf einem Sparkonto haben.
  • Bittet alle Gesellschafter sicherzustellen, dass das Privatkonto ein ausreichendenen Überweisunglimit hat. Bei vielen Banken ist ein Limit von 3.000€ eingerichtet. Dies kann man normaleweise ohne weiteres erhöhen, jedoch mit ein paar Tagen Vorlauf.
  • Sobald Ihr die Kontodaten bereit habt, teilt sie allen Aktionären mit und bittet sie um eine sofortige Überweisung.

Sobald das Geld überwiesen wurde, müsst Ihr dem Notar einen Nachweis vorlegen. Notare dürfen nur einen Kontoauszug der Bank des Unternehmens annehmen. Online-Banking-Screenshots werden nicht akzeptiert.


Schritt 5: Bezahlen der Anmeldegebühr

Vier Tage, nachdem ich dem Notar den Kontoauszug vorgelegt hatte, der beweist, dass das Stammkapital eingezahlt wurde, rief ich den Notar an, um mich zu erkundigen, ob die Eintragung im Handelsregister erfolgt war. Daraufhin bekam ich die Antwort: „Haben Sie die Eintragungsgebühr bezahlt?“
Natürlich hatte ich dies nicht getan, da ich nicht wusste, dass dies eine Voraussetzung für die Registrierung war.

In Berlin – und ich gehe davon aus, dass dies dasselbe ist wie in anderen Teilen Deutschlands – verschickt das Handelsregister wenige Tage nach Eingang des Eintragungsantrags beim Notar per Post eine Aufforderung zur Zahlung der Eintragungsgebühr. Bei uns dauerte es 5 Tage, bis sie ankam und ich dachte, dass sie auf dem Postweg verloren ging – also rief ich das Berliner Handelsregister an. Sie stimmten zu, den Brief zu faxen (Ich bat eigentlich um eine E-Mail – vergebens). Es waren 155€ fällig für die Eintragung.

Top-Tipp: Bar bezahlen!
Bezahlt die Eintragungsgebühr bar am Schalter des Handelsregisters. Die Zahlung per Banküberweisung ist erlaubt, könnte aber den Eintragungsprozess erheblich verzögern.

Ein weiterer Top-Tipp: Ruft beim Handelsregister an!
Ich kann mir vorstellen, dass Ihr das Verfahren durch einen Anruf beim Handelsregister um mindestens einen Tag beschleunigen könnt. Lasst euch den Brief faxen und geht damit dann direkt zum Zahlungsschalter.


Schritt 6: Die Handelsregisternummer

Die Handelsregisternummer ist ein wichtiger Meilenstein, denn es bedeutet, dass euer Unternehmen im Handelsregister eingetragen wurde. Somit handelt ihr nun mit beschränkter Haftung.

Ich fragte beim Berliner Handelsregister, wie lange es nach Zahlung der Eintragungsgebühr dauern würde und mir wurde gesagt: Bis zu zwei Arbeitstage. Tatsächlich dauerte es nur einen, aber ich wusste erst einen Tag später, dass die Eintragung überhaupt erfolgt war.

Top-Tipp: Überprüfen euren Registrierungsstatus.
Ihr könnt überprüfen, ob die Registrierung vollständig ist, indem Ihr hier euren Firmennamen eingebt:

Top-Tip: Spart euch das Geld
Es macht normaleweise keinen Sinn einen Handelsregisterauszug bei den Online-Diensten zu kaufen, da diese etwa einen Tag später per Post eintreffen sollte.

Jetzt, da Ihr eure Handelsregistriernummer und Handelsregisterauszug habt, denkt ihr bestimmte, ihr braucht Euch nur noch ums eigentliche Geschäft kümmern. Ihr seid aber noch nicht fertig.


Schritt 7: Zurück zur Bank

Beim ersten Mal musste ich das Konto auf den Namen „AppGreenhouse GmbH in Gründung“ eröffnen, und mir wurde gesagt, dass ich für einen 2. Termin zur Umwandlung des Kontos in „AppGreenhouse GmbH“ zurück zur Bank kommen müsse, sobald die Eintragung im Handelsregister abgeschlossen sei. Das habe ich auch ordnungsgemäß getan, denn erst dann durfte ich das Online-Banking beantragen. Wie ich oben schon sagte, bin ich nicht sicher, ob andere Banken diese Dokumente verlangen, deshalb erkundigt euch bei der Bank eures Vertrauens.

Top-Tipp: Bezahlt eure Dienstleistungen mit TransferWise!
Erwähnenswert ist an dieser Stelle, dass Ihr bei der Nutzung von Dienstleistungen, die Ihr mit Kreditkarte bezahlt, aber nicht in Euro belastet werden, z.B. G-Suite, Github, Jira oder Figma, bei Verwendung einer normalen deutschen Kreditkarte eine Menge Extra-Gebühren zahlen müsst. Dafür empfehle ich TransferWise.
TransferWise ist übrigens auch super, wenn Ihr vorhabt, Geld in einer anderen Währung zu erhalten. Eröffnet am besten jetzt bei TransferWise ein Konto, da die Anmeldung auch ein paar Tage dauern wird.


Schritt 8: Besorgen einer Steuernummer und einer USt-Id

Zuletzt müsst Ihr euer Unternehmen beim örtlichen Finanzamt registrieren lassen, um eine Steuernummer zu erhalten. Für Unternehmen gibt es zwei verschiedene Nummern, die Steuernummer und die USt-Id. Warum die Bereitstelllung diese beiden Nummern nicht automatisch geschieht, ist schwer verständlich. Man muß beide separat beantragen. Bei AppGreenhouse haben wir fast 2 Monate warten müssen, bis sie erteilt wurden. Das ist auch schwer verständlich.

Top-Tipp: Keine Ust-ID zu haben, kann sehr schmerzhaft sein.
Wenn Ihr vorhabt, Dienstleistungen einer Firma außerhalb Deutschlands in Anspruch zu nehmen, zahlt Ihr ohne Ust-ID am Ende deren lokale Mehrwertsteuer. Daher solltet Ihr eine Ust-ID beantragen, sobald die Registrierung der GmbH abgeschlossen ist.


Ist es noch nicht vorbei?

Fast.

Im Grunde genommen seit Ihr nach Schritt 8 fertig. Wenn Ihr aber Mitarbeiter haben werdet, müsst Ihr euch eine Betriebsnummer zuteilen lassen.
Dies könnt ihr hier tun:

Und wer hätte es gedacht: Ihr werdet auch ein Schreiben der GEZ erhalten, in dem Ihr bizarrerweise aufgefordert werdet, euer Unternehmen für eine Rundfunkgebühren anzumelden.

Top-Tipp: Vorsicht vor Betrügern!
Es gibt viele Betrüger, die offiziell aussehende Briefe an neu registrierte Unternehmen versenden und Rechnungen über beträchtliche Geldbeträge beifügen. Ich habe bisher noch keine erhalten, aber im Falle eines Auftauchens, seid vorsichtig!

Haftungsausschluss: Dieser Blog soll euch helfen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung durch einen Anwalt. Wir haben diesen Artikel nach bestem Wissen und Gewissen verfasst und übernehmen keine Haftung für fehlerhafte Informationen.

Folge unserer
Plattform

Was ist AppGreenhouse?

AppGreenhouse ist eine Low-Code Plattform, die den gesamten Entwicklungsprozess integriert hat. Gebaut für Entwickler von Entwicklern.

Ihr baut eine App?

AppGreenhouse kann eure Web-Applikation schneller und günstiger als mit herkömmlichen Entwicklungsmethoden bauen.

Ihr baut ein Tech-Startup auf?

Wir hoffen wir konnten euch mit diesen Schritten die Gründung um einiges erleichtern. Jetzt kann es mit eurem Geschäft losgehen. Ihr baut eine Web-Applikation? Dann erfahrt hier, wieso AppGreenhouse der richtige Partner für die Entwicklung ist.

Weitere Beiträge

Die Nachhaltigkeit ist in der Entwicklung angekommen
Julian Fleige

Die Nachhaltigkeit ist in der Entwicklung angekommen

Low-Code Plattformen haben die Art wie man entwickelt nachhaltig verändert. Was ist anders? Wieso kann man von nachhaltigkeit in der Entwicklung reden, obwohl es gar nichts mit der Umwelt direkt zu tun hat? Wir zeigen euch an einem Beispiel, welchen entscheidenden Vorteil Low-Code Unternehmen bringt und wieso er nicht mehr verschwinden wird.

Weiterlesen »